La mise en place d’un intranet dans une entreprise est devenue un enjeu stratégique majeur pour améliorer la communication interne, faciliter la collaboration et optimiser la gestion des ressources. Si les bénéfices d’un tel outil sont indéniables, il convient de s’interroger sur les coûts liés à sa création. Cet article se propose de vous éclairer sur les différents éléments à prendre en compte pour estimer le budget à allouer à un projet d’intranet.
Les différentes étapes de la création d’un intranet
Tout d’abord, il est important de comprendre que la création d’un intranet se décompose en plusieurs phases : l’étude préalable, la conception, le développement, la mise en place, la formation des utilisateurs et la maintenance. Chacune de ces étapes nécessite des compétences spécifiques et génère des coûts distincts.
L’étude préalable : définir les besoins et les objectifs
Avant même de commencer à concevoir l’intranet, il est essentiel de réaliser une étude préalable afin de déterminer les besoins et les attentes des futurs utilisateurs. Cette phase permettra également de mesurer l’impact potentiel du projet sur l’organisation et d’établir un cahier des charges précis. Cette étape peut être réalisée en interne ou par un prestataire externe. Le coût de cette prestation varie en fonction du prestataire et de la complexité du projet, mais il est généralement compris entre 5 000 et 15 000 euros.
La conception : élaborer l’architecture et le design
Une fois les besoins clairement identifiés, il convient de concevoir l’architecture et le design de l’intranet. Cette étape nécessite le recours à des compétences en ergonomie, en infographie et en développement web. Là encore, le coût dépendra du niveau d’exigence souhaité et de la complexité du projet. Il faudra compter entre 10 000 et 30 000 euros pour cette phase de conception.
Le développement : coder et intégrer les fonctionnalités
Après validation du design, place au développement des fonctionnalités spécifiques à chaque intranet. Cette étape est cruciale, car elle conditionne la qualité de l’outil final. Le coût du développement varie grandement en fonction des technologies utilisées (langages de programmation, frameworks, etc.), du nombre de fonctionnalités à développer et de la complexité technique de celles-ci. Pour un intranet sur mesure, il faudra prévoir un budget compris entre 20 000 et 50 000 euros.
La mise en place : installer et configurer l’intranet
Une fois le développement réalisé, l’intranet doit être installé sur les serveurs de l’entreprise et configuré pour répondre aux exigences techniques et sécuritaires. Cette opération peut être réalisée par un administrateur système interne ou externalisée auprès d’un prestataire spécialisé. Le coût de cette étape est généralement compris entre 2 000 et 5 000 euros.
La formation des utilisateurs : accompagner le changement
Pour que l’intranet soit pleinement adopté par les employés, il est indispensable de les former à son utilisation. Cette formation peut être assurée en interne ou par un prestataire externe. Le coût varie en fonction du nombre de personnes à former et du niveau d’expertise requis, mais il faut compter généralement entre 3 000 et 10 000 euros pour une formation complète.
La maintenance : assurer la pérennité de l’outil
Enfin, comme tout outil informatique, un intranet nécessite une maintenance régulière pour garantir son bon fonctionnement et sa sécurité. Cette maintenance peut être assurée en interne ou externalisée auprès d’un prestataire. Le coût dépendra du niveau de service souhaité et des compétences requises, mais il faudra prévoir un budget annuel compris entre 5 000 et 15 000 euros.
Estimation globale du coût de création d’un intranet
Au total, la création d’un intranet représente un investissement conséquent pour une entreprise. Selon la complexité du projet et les choix effectués en termes de prestataires, le budget nécessaire peut varier entre 50 000 et plus de 100 000 euros. Toutefois, au regard des bénéfices apportés en termes de communication interne, de productivité et d’efficacité, cet investissement peut s’avérer rapidement rentable.
Il est également important de souligner que des solutions alternatives existent pour réduire le coût de création d’un intranet, comme l’utilisation de plateformes open source ou la mise en place d’un intranet clé en main proposé par certains éditeurs. Ces solutions permettent de bénéficier d’un outil performant à moindre coût, mais elles offrent une personnalisation plus limitée et peuvent nécessiter des compétences techniques spécifiques.
En conclusion, la création d’un intranet représente un investissement important pour une entreprise, mais les bénéfices en termes de communication interne et de productivité justifient pleinement cet effort. Il convient néanmoins de bien définir ses besoins et ses objectifs afin de maîtriser les coûts et d’optimiser le retour sur investissement.